Qué datos debe llevar una factura (y cómo hacerla gratis en un minuto)

Una factura no es solo un papel con un importe: es el documento que justifica una venta ante Hacienda y ante tu cliente. Si le falta algún dato obligatorio, tu cliente puede no poder deducirse el IVA y tú puedes tener problemas en una comprobación. La buena noticia es que la lista es corta y siempre es la misma.

Los datos obligatorios de una factura completa

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija lo que debe llevar una factura completa u ordinaria:

1. Número y, si la usas, serie. Correlativo: sin saltos ni repeticiones dentro de cada serie (por ejemplo, 2026-001, 2026-002…).
2. Fecha de expedición. Y la fecha de la operación, si es distinta.
3. Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
4. Los datos de tu cliente: nombre o razón social y domicilio. Su NIF es obligatorio cuando es una empresa o un profesional, y en la práctica conviene ponerlo siempre.
5. Descripción de lo que facturas: el concepto, la cantidad y el precio unitario sin IVA.
6. Base imponible, es decir, el importe antes de impuestos.
7. Tipo de IVA aplicado (21 %, 10 % o 4 %) y la cuota resultante.
8. Total a pagar.

Si la operación está exenta de IVA o es una inversión del sujeto pasivo, la factura debe decirlo indicando el artículo de la ley que lo justifica.

La retención de IRPF, si eres autónomo

Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, normalmente tienes que aplicar una retención de IRPF: el 15 % con carácter general o el 7 % el año en que empiezas la actividad y los dos siguientes. La retención se calcula sobre la base imponible y se resta del total:

Concepto	Importe
Base imponible	1.000,00 €
IVA (21 %)	210,00 €
Retención IRPF (15 %)	−150,00 €
Total	1.060,00 €

Fíjate en que la base del IVA no cambia: el 21 % se calcula sobre los 1.000 €, no sobre lo que queda tras la retención.

Errores habituales

• Saltarse números o reutilizarlos. Si anulas una factura, no la borres: emite una factura rectificativa.
• Quitar el IVA restando el 21 %. De 121 € con IVA la base es 100 € (121 ÷ 1,21), no 95,59 €. Si tienes dudas, usa la calculadora de IVA.
• Olvidar el NIF del cliente cuando es una empresa: sin él, no podrá deducirse el IVA.
• Descripciones vagas como «servicios varios». Cuanto más concreto, mejor ante una revisión.
• Retrasarse en emitirla. Si tu cliente es empresario, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación.

Factura simplificada: cuándo basta un tique

Para importes de hasta 400 € con IVA (y en algunos sectores, como la hostelería o el comercio minorista, hasta 3.000 €) puedes emitir una factura simplificada, con menos datos: no hace falta el domicilio del cliente ni desglosar la cuota si indicas «IVA incluido». Pero si tu cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA, te pedirá una factura completa.

¿Cuánto tiempo hay que guardarlas?

Al menos cuatro años, que es el plazo en el que Hacienda puede revisar tus impuestos, y el Código de Comercio habla de seis para la documentación de las empresas. Guárdalas en PDF y con una copia de seguridad.

Si usas un programa de facturación, ten en cuenta que debe adaptarse a los requisitos de VeriFactu en los plazos que fije Hacienda. Ante cualquier duda sobre tu caso concreto, consulta con tu gestoría.

Haz tu factura gratis

Con el generador de facturas gratis rellenas un formulario con todos estos campos, ves la factura mientras escribes (con el total en letra si quieres) y la guardas en PDF. No hace falta registrarse y nada de lo que escribes sale de tu navegador.

Y si facturas todos los meses, en Documentemplate la conviertes en una plantilla: el IVA como constante, los totales calculados solos y cada factura nueva lista en segundos.